Tips de comunicación

Tips de Comunicación para Secretarias

Por Andrea Reyes

Sin duda alguna existen graves problemas con la comunicación por lo que todos debemos conocer diferentes aspectos que favorecen una adecuada comunicación y en el caso de las secretarias es una herramienta fundamental en su trabajo diario. Por lo que debemos considerar las siguientes reglas:

• Antes de comunicarse debe reflexionar del tema o de la persona a quién debe dirigirse.
• Adaptar el mensaje a su interlocutor.
• Brindarle la oportunidad a los demás de reflexionar.
• Evitar forzar al interlocutor a dar respuestas inmediatas.
• Capte el sentido y el significado del mensaje.
• Trate de ser explícito y claro al transmitir el mensaje.
• Sepa escuchar.
• Recuerde que los gestos también comunican.
• Ante un desacuerdo mantenga la calma.
• Nunca emita juicios prematuros.
• Brinde y cree atmósfera de confianza.
• Respete la dignidad de los demás.
• Resuma lo entendido.
• Evite perder el contacto visual con el interlocutor.
• Recuerde que para una buena comunicación debe escuchar a ambas partes (pare de hablar).

También es conveniente mencionar algunas especificaciones en el caso de comunicarnos con personas que hablan otro idioma para las cuales nos serian útiles los siguientes consejos:

• Ser paciente y concentrarse.
• Hablar con lentitud y claramente.
• Sea cortes.
• Utilice el español simple y serio.
• Hable en tono normal: No Grite.
• No intente escuchar todas las palabras.
• Reitere si es necesario lo que ha dicho.
• No pregunte ¿me comprende?
• Evite los chistes.
• Póngalo por escrito.
• Si conoce otro idioma, intente utilizarlo.

De igual forma se nos presentan situaciones en las que debemos comunicarnos con personas de la Tercera Edad, donde debemos tener en cuenta:

• Ser cordial.
• No gritar.
• No le hable con superioridad.
• Sea cuidadoso.
• Sobre todo, sea paciente.

CONCLUSIONES:

Toda secretaria debe ser cuidadosa para establecer una comunicación exitosa ya que de igual forma debe transmitir a sus superiores el mensaje adecuado.

Para una comunicación efectiva todo receptor debe:

• Recibir información clara.
• Entender al interlocutor.
• Aceptar (Discreción)
• Utilizar (Habilidades)
• Retroalimentarse.

Fuente: http://www.npe.com.ve/boletin/boletines/038/tips.htm